Code de protection des renseignements personnels de la SPIIC


La Société de protection des infirmières et infirmiers du Canada (SPIIC) reconnaît l'importance de la confidentialité et de la protection des renseignements personnels. Elle s'engage à protéger tout renseignement personnel qu'elle détient. Les conseillères juridiques de la SPIIC sont tenues du code de déontologie des barreaux d'assurer le caractère confidentiel de tous les renseignements reçus dans le contexte d'une relation professionnelle donnée. Les obligations relatives à la protection du caractère confidentiel des renseignements personnels s'appliquent aussi à tous les employés, entrepreneurs et agents qui fournissent des services à la SPIIC. Les lois applicables et les politiques de la SPIIC régissent aussi la protection des renseignements personnels sur les employés de la SPIIC.

La SPIIC est responsable des renseignements personnels qu'elle recueille et détient. Le présent code de protection des renseignements personnels explique les mesures que la Société a mises en oeuvre pour protéger les renseignements confidentiels que vous lui communiquez. La Société a aussi élaboré des politiques de protection des renseignements personnels à l'échelle interne et informé son personnel de ses politiques et pratiques en la matière.

Pourquoi la SPIIC a-t-elle besoin de renseignements personnels?

 La SPIIC a besoin de renseignements personnels aux fins suivantes :

  • établir et comprendre les besoins en matière de responsabilité professionnelle des infirmières et infirmiers;
  • déterminer si les infirmières et infirmiers sont admissibles aux services et à la protection en matière de responsabilité qu'elle offre;
  • fournir des services continus et en prévoir d'autres;
  • établir et maintenir des liens avec les infirmières et infirmiers;
  • administrer le programme de protection de responsabilité professionnelle, y compris traiter les demandes d'aide financière et gérer et résoudre les instances judiciaires; et
  • respecter les exigences juridiques, réglementaires et professionnelles.
Qu'entend-on par « renseignements personnels »?

On entend par « renseignements personnels » des renseignements, quelle que soit leur forme, sur une personne identifiable ou des renseignements pouvant faciliter l'identification d'une personne ou la détermination de son identité. Le Code de protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux renseignements accessibles au public, anonymisés ou regroupés (c'est-à-dire des renseignements sur plusieurs personnes si l'identité de ces personnes est inconnue ou ne peut être déduite à partir de ces renseignements).

Collecte, utilisation, divulgation et conservation de renseignements personnels

La SPIIC ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour vous fournir une protection de responsabilité professionnelle, des conseils et des services de gestion du risque. Dans certains cas, elle vous demandera de consentir expressément à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels. Règle générale, ce consentement est demandé par écrit. Cependant, dans certaines circonstances, la Société peut accepter un consentement oral ou conclure, à partir de vos échanges avec elle, qu'elle a votre consentement. Par exemple, si vous téléphonez à la Société pour demander des conseils ou que vous lui avez déjà communiqué des renseignements personnels, il est sous-entendu que vous convenez de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels vous concernant conformément au Code de protection des renseignements personnels et que vous y consentez.

Lorsque vous consultez le site Web de la Société (www.spiic.ca) ou que vous utilisez le service de courrier électronique de la Société (info@cnps.ca), tout renseignement personnel recueilli est traité conformément au Code de protection des renseignements personnels et à la Politique en matière de protection des renseignements donnés en ligne. Des messages relatifs à la protection des renseignements personnels sont affichés sur le site Web de la Société, ses messages électroniques et ses transmissions par télécopieur. La Société ne vend pas, ni n'échange, ni ne troque, moyennant contrepartie 1, les renseignements personnels qu'elle a obtenus.

Dans la mesure du possible, les renseignements personnels sont recueillis directement auprès de l'intéressé. Toutefois, il se peut que des renseignements personnels sur une tierce partie soient recueillis et divulgués sans que celle-ci soit au courant et y consente. Par exemple, la Société, dans l'exercice de ses activités courantes, doit recueillir des renseignements personnels sur des tierces parties en cas de sinistre ou d'éventualité d'une instance judiciaire ou d'une instance judiciaire réelle mettant une infirmière ou infirmier en cause.

Dans certains cas, la SPIIC peut être tenue de divulguer des renseignements personnels vous concernant ou autorisée à ce faire. Voici quelques exemples :
  • une mesure législative ou judiciaire (p. ex., disposition législative, assignation à comparaître, ordonnance du tribunal) exige ou autorise la divulgation de ces renseignements;
  • vous donnez votre consentement;
  • une tierce partie qui fournit des services a besoin de ces renseignements pour fournir des services administratifs comme des services techniques, financiers ou juridiques ou une assurance à la SPIIC et la tierce partie est liée par notre Code de protection des renseignements personnels;
  • nous retenons les services d'un cabinet d'avocats ou d'un avocat en votre nom; ou
  • les renseignements sont publiquement connus.

Dans l'une de ces circonstances, la SPIIC divulguera, sauf votre consentement, seuls les renseignements minimaux nécessaires.

La SPIIC ne garde les renseignements personnels vous concernant que pendant la période prévue et aux fins prescrites. Lorsque ces renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits, supprimés, effacés ou anonymisés conformément aux procédures en place.

Mise à jour des renseignements personnels

Afin de vous offrir des services de protection de responsabilité professionnelle, la SPIIC a besoin de renseignements exacts et à jour. Si les données vous concernant changent, vous devez en informer la Société pour qu'elle apporte les corrections nécessaires à ses dossiers.

Sécurité

La SPIIC prend des précautions pour protéger vos renseignements personnels contre diverses éventualités : perte, accès non autorisé, modification, élimination ou divulgation. Les mesures prises sont nombreuses : protection des lieux et sécurité interne des locaux, accès restreint aux renseignements personnels, utilisation de moyens technologiques de protection comme des logiciels de protection et des coupe-feu, mots de passe internes, et adoption de politiques en matière de sécurité.

Accès et modification

Vous pouvez demander d'avoir accès aux renseignements personnels vous concernant que la SPIIC possède sur vous, aux données sur les façons dont les renseignements personnels vous concernant ont été et sont utilisés, et aux noms des personnes ou organismes auxquels la Société a divulgué les renseignements personnels vous concernant (sauf si la Société a divulgué les renseignements à un de ses fournisseurs de services dans le cadre de ses activités administratives habituelles). La Société répondra à votre demande aussi exactement et complètement que possible. Si elle détient des renseignements vous concernant qui ne sont pas exacts, complets ou à jour, elle prendra des dispositions pour les modifier.

Le droit d'accès aux renseignements personnels vous concernant n'est pas absolu. Les motifs de refus d'accès sont nombreux : coûts prohibitifs, renseignements comprenant des renvois à d'autres personnes, raisons fondées sur la sécurité ou la propriété exclusive, privilège du secret professionnel de l'avocat, privilège applicable à tout litige, renseignements recueillis lors d'une enquête sur une question juridique, renseignements ne pouvant être divulgués pour toute autre raison juridique.

Modifications au Code de protection des renseignements personnels et aux politiques applicables

La SPIIC examine l'ensemble de ses politiques et procédures à intervalles réguliers. Elle peut modifier son Code de protection des renseignements personnels et ses politiques en tout temps, auquel cas elle affichera un avis à cet effet sur son site Web.

Demande d'accès ou questions

Si vous avez des questions concernant la façon dont la Société traite les renseignements personnels vous concernant, que vous souhaitez avoir accès à ces renseignements ou que vous souhaitez les modifier, communiquez avec la personne suivante :

Directrice de la protection de la vie privée
Société de protection des infirmières et infirmiers du Canada
1545 avenue Carling, bureau 510
Ottawa (Ontario) K1Z 8P9
1 800 267-3390

Si vous n'êtes pas satisfaits de la façon dont la SPIIC traite les renseignements personnels vous concernant, communiquez vos préoccupations par écrit à :

Directrice générale
Société de protection des infirmières et infirmiers du Canada
1545 avenue Carling, bureau 510
Ottawa (Ontario) K1Z 8P9
 
  1.  « L'expression « moyennant contrepartie » est un élément fondamental et nécessaire de tout contrat valide liant les parties. La contrepartie peut comprendre un droit, un intérêt, un profit ou un avantage accordé à une partie. » (traduction libre) Black's Law Dictionary, 6e édition, St. Paul, West Publishing, 1990, p. 306.

 

 



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